Personaleinsatzplanung und Tourenplanung in einer Software zusammengeführt

Der Bedarf konnte entweder manuell über Dienstformen pro Tag oder automatisiert aus Einsatztouren erzeugt werden. Darauf aufbauend entstand zunächst ein qualifikationsbezogener Bedarfsplan und anschließend ein personenbezogener Soll-Dienstplan. In diese Planung flossen Qualifikationen, Beschäftigungsausmaß, bekannte Abwesenheiten, Wünsche, Referenzdienste sowie arbeitszeitrechtliche und betriebsinterne Vorgaben ein. Offene Dienste konnten automatisiert verteilt und danach manuell ergänzt oder korrigiert werden.

Wichtig war dabei nicht nur die Erstellung eines Plans, sondern seine belastbare Weiterführung im Alltag. Der Soll-Dienstplan konnte eingefroren und danach in Stufen freigegeben werden. Verbindliche Änderungen mussten mit Gründen dokumentiert werden. Im Ist-Dienstplan ließen sich tatsächliche Abweichungen wie Krankenstände, Diensttausche, Planzeitkorrekturen und weitere Änderungen nachvollziehbar erfassen. Zusätzlich standen Funktionen wie Freie-Personen-Suche, Dienstplanübersicht, Saldenkorrektur und Abrechnungskontrolle zur Verfügung.

Für mobile Einsatzorganisationen wurden außerdem Touren, Wegzeiten und Zusatzzeiten in die Berechnung einbezogen. Die Lösung verband Personaleinsatzplanung mit Tourenplanung, Berechtigungssystem, Administrations- und Schnittstellenfunktionen sowie der Übergabe an die Lohnverrechnung. Auch automatisierte Backups bei Dienstplanbearbeitungen sowie Import-/Exportfunktionen waren Teil des beschriebenen Systemumfelds.

Nutzen für den Betrieb

• verlässlichere Planung
• schnellere Reaktion bei Ausfällen
• bessere Auslastung vorhandener Ressourcen
• mehr Transparenz bei Soll/Ist und Änderungen
• höhere Sicherheit bei Arbeitszeitregeln
• sauberere Übergabe an Abrechnung und nachgelagerte Prozesse